Delegación de Funciones Administrativas

¿CÓMO DELEGAR LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS?

"El equipo gana con los mejores en cada lugar y circunstancia con mentalidad positiva e Integradora".

El asumir un cargo en cualquier lugar, implica un acto de responsabilidad personal y de arraigo en el libre albedrío, ya que se deberá responder a los resultados esperados por quienes depositaron la confianza al delegar tal o cual función, a la cual estamos comprometidos actuar con transparencia, responsabilidad, ingenio, confianza, dedicación, humildad, fortaleza y liderazgo en la cadena de los procesos empresariales, sin dejar de considerar que en la gestión del recurso humano, se la realiza con el personal colaborador, altamente calificado, capacitado en la sólida estructura organizacional con recursos tecnológicos adecuados e Instalaciones funcionales para el excelente desempeño de sus actividades. En este contexto consideraremos los importantes temas para delegar eficazmente las funciones y obtener una gestión eficaz.

El delegar eficazmente permitirá asignar el trabajo adecuado al nivel de responsabilidad adecuada. Esto beneficiara tanto a usted como los miembros del equipo, pues recibir una tarea nueva mejora los conocimientos del que la asume. Además, asegura que el trabajo se efectué a tiempo y por la persona que tiene la experiencia o el interés en el tema.

Cuándo usted delega, asigna a otro miembro de su equipo no solamente tarea, si no además el poder y la autoridad para efectuarlas.

Por lo que podemos decir que la Delegación de Funciones, está relacionada con la planificación y organización, por una parte y por otra parte con el liderazgo - motivación, control, y resultado de desempeño, para el mejoramiento continúo.

El primer paso es hacerse las siguientes preguntas:

a.       ¿Cuál es la necesidad para delegar?

b.      ¿En qué departamento o sección?

c.       ¿Cuál es el nivel de responsabilidad que se precisa: Temporal o Permanente?

d.      ¿Qué medida de control concurrente se tomará y cual será el indicador de evaluación?

e.   ¿La persona idónea se encuentra en la empresa, en que departamento o tendrá que contratarse, con que perfil requerido mínimo?

PROCESO DE DELEGACIÓN

Es de suma importancia en el desarrollo de la organización como un todo, sin unas pautas de delegación perfectamente claras, no será posible cumplir los fines concretos de la delegación de autoridad.

Los pasos a seguir son:

ü  Asignación de deberes

ü  Delegación de autoridad

ü  Asignación de responsabilidad

ü  Creación de confianza

 Asignación de deberes:

     El responsable de la organización tiene que definir perfectamente los deberes que serán asignados a su mando, medios e intermedios; los cuales a su vez los trasladarán a sus subalternos para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Delegación de autoridad:

      Sin delegar la autoridad correspondiente, es materialmente imposible que se puedan llevar adelante los deberes asignados y por lo tanto no se podrán cumplir los fines concretos de la organización como un todo.

Asignación de responsabilidad:

     La delegación de autoridad lleva asignada la responsabilidad correspondiente a la autoridad delegada. Los derechos tienen que ser acompañados de "obligaciones" y "metas concretas". La autoridad sin responsabilidad es el principio del fin de toda organización y de abusos totalmente incontrolados.

      Sin lugar a dudas la responsabilidad es delegada en base a la operatividad de la misma, pero la que no puede ser delegada de ninguna forma en la responsabilidad "final". La responsabilidad final siempre será del Mando que tiene a su cargo al subalterno en el cual delegó. Por lo tanto la delegación de responsabilidad no nos exime del cumplimiento de la misma ante los mandos que nos la delegaron a nosotros. Este punto es de primordial importancia y no debe ser olvidado en ningún caso “Somos responsables de la delegación de responsabilidad y de los resultados de esa delegación ante nuestros superiores”.

Creación de confianza:

    Es inconsistente dar a una persona autoridad y responsabilidad y no completar el proceso teniendo la confianza necesaria en la persona en la que hemos delegado.

      Debemos aceptar que la persona en la que delegamos es digna de nuestra confianza. La autoridad y responsabilidad delegada es un compromiso para el subordinado y tiene que desempeñar su trabajo de la forma más relajada posible. Si es consciente de contar con la confianza de su superior logrará las metas propuestas, al margen de los posibles contratiempos que puedan surgir en todo el proceso de realización.

CONSIDERACIONES PARA LA DELEGACIÓN EFICAZ 

“El delegar por favoritismo, puede costar mucho por sus errores”.

            1.      Selecciona a la persona adecuada para el trabajo.

2.      Dale información suficiente.

3.      Delega el trabajo completo a una persona y dale toda la responsabilidad.

4.      Enfócate en los resultados, no en el proceso.

5.      Delega a través del diálogo.

6.      Establece tiempos límite basados en la responsabilidad.

7.      Establece fechas para revisión.

8.      Dar retroalimentación positiva, correctiva y constructiva.

9.      Proporcionar  los recursos necesarios.

10.  Ofrecer orientación y asesoramiento sin interferir.

11.  Establece los parámetros, condiciones y términos antes de delegar.

12.  Proporcionar respaldo y apoyo cuando sea necesario 

13.  Dale todo el crédito y reconocimiento a la persona que complete el trabajo. 

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN DELEGADOR

ü  Ofrece instrucciones claras, así como fechas

ü  Estructura la tarea pero con cierta independencia

ü  Escoge con cuidado los equipos balanceando las destrezas y actitudes de sus miembros

ü  Se comunica con frecuencia y monitorea de acuerdo al nivel necesario

ü  No delega el trabajo gerencial que le corresponde

ü  Fomenta la creatividad y la iniciativa 

BENEFICIOS DE LA DELEGACIÓN DE FUNCIONES

La Delegación facilitara a la Gerencia:

ü  Disponer de más tiempo; sí delega eficientemente.

   ü  Facilita la comunicación organizacional.

ü  Más dedicación a otras actividades gerenciales; ya que uno de los problemas de los gerentes es querer hacer todo y mantener bajo control hasta lo menos importante.

ü  Trabajar más relajado para tomar decisiones; siempre que la delegación de funciones sean oportunamente.

La Delegación permitirá a los subordinados:

ü  Estar Motivados, ya que debe ser una habilidad del gerente y debe estar presente en todo proceso de delegación para incentivar la colaboración, y dedicación a las actividades encomendadas, constituyéndose en un reto con responsabilidad.

ü  Emprender nuevos retos y permanecer atento en contribución afianzar y fortalecer los procesos operativos.

 ü  Desarrolla la capacidad de los trabajadores para tomar decisiones y asumir responsabilidades.