¿CÓMO DELEGAR LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS?
"El equipo gana con los mejores en cada lugar y circunstancia con mentalidad positiva e Integradora".
El asumir un
cargo en cualquier lugar, implica un acto de responsabilidad personal y de
arraigo en el libre albedrío, ya que se deberá responder a los resultados
esperados por quienes depositaron la confianza al delegar tal o cual función, a
la cual estamos comprometidos actuar con transparencia, responsabilidad,
ingenio, confianza, dedicación, humildad, fortaleza y liderazgo en la cadena de
los procesos empresariales, sin dejar de considerar que en la gestión del
recurso humano, se la realiza con el personal colaborador, altamente
calificado, capacitado en la sólida estructura organizacional con recursos
tecnológicos adecuados e Instalaciones funcionales para el excelente desempeño
de sus actividades. En este contexto consideraremos los importantes temas para
delegar eficazmente las funciones y obtener una gestión eficaz.
El delegar
eficazmente permitirá asignar el trabajo adecuado al nivel de responsabilidad
adecuada. Esto beneficiara tanto a usted como los miembros del equipo, pues
recibir una tarea nueva mejora los conocimientos del que la asume. Además,
asegura que el trabajo se efectué a tiempo y por la persona que tiene la
experiencia o el interés en el tema.
Cuándo usted
delega, asigna a otro miembro de su equipo no solamente tarea, si no además el
poder y la autoridad para efectuarlas.
Por lo que
podemos decir que la Delegación de Funciones, está relacionada con la
planificación y organización, por una parte y por otra parte con el liderazgo -
motivación, control, y resultado de desempeño, para el mejoramiento continúo.
El primer paso es hacerse las siguientes preguntas:
a. ¿Cuál es la necesidad para delegar?
b. ¿En qué
departamento o sección?
c. ¿Cuál es el nivel de responsabilidad que se
precisa: Temporal o Permanente?
d. ¿Qué medida de control concurrente se tomará
y cual será el indicador de evaluación?
e. ¿La persona idónea se encuentra en la
empresa, en que departamento o tendrá que contratarse, con que perfil requerido
mínimo?
PROCESO DE DELEGACIÓN
Es de suma
importancia en el desarrollo de la organización como un todo, sin unas pautas
de delegación perfectamente claras, no será posible cumplir los fines concretos
de la delegación de autoridad.
Los pasos a
seguir son:
ü Asignación de deberes
ü Delegación de autoridad
ü Asignación de responsabilidad
ü Creación de confianza
Asignación de deberes:
El
responsable de la organización tiene que definir perfectamente los deberes que
serán asignados a su mando, medios e intermedios; los cuales a su vez los
trasladarán a sus subalternos para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Delegación
de autoridad:
Sin delegar
la autoridad correspondiente, es materialmente imposible que se puedan llevar
adelante los deberes asignados y por lo tanto no se podrán cumplir los fines
concretos de la organización como un todo.
Asignación
de responsabilidad:
La
delegación de autoridad lleva asignada la responsabilidad correspondiente a la
autoridad delegada. Los derechos tienen que ser acompañados de
"obligaciones" y "metas concretas". La autoridad sin
responsabilidad es el principio del fin de toda organización y de abusos
totalmente incontrolados.
Sin lugar a
dudas la responsabilidad es delegada en base a la operatividad de la misma,
pero la que no puede ser delegada de ninguna forma en la responsabilidad
"final". La responsabilidad final siempre será del Mando que tiene a
su cargo al subalterno en el cual delegó. Por lo tanto la delegación de
responsabilidad no nos exime del cumplimiento de la misma ante los mandos que
nos la delegaron a nosotros. Este punto es de primordial importancia y no debe
ser olvidado en ningún caso “Somos responsables de la delegación de
responsabilidad y de los resultados de esa delegación ante nuestros
superiores”.
Creación de
confianza:
Es
inconsistente dar a una persona autoridad y responsabilidad y no completar el proceso
teniendo la confianza necesaria en la persona en la que hemos delegado.
Debemos
aceptar que la persona en la que delegamos es digna de nuestra confianza. La
autoridad y responsabilidad delegada es un compromiso para el subordinado y
tiene que desempeñar su trabajo de la forma más relajada posible. Si es
consciente de contar con la confianza de su superior logrará las metas
propuestas, al margen de los posibles contratiempos que puedan surgir en todo
el proceso de realización.
CONSIDERACIONES
PARA LA DELEGACIÓN EFICAZ
“El delegar por favoritismo, puede costar mucho por sus errores”.1. Selecciona a la persona adecuada para el trabajo.
2.
Dale información suficiente.
3.
Delega el trabajo completo a una persona y dale toda la responsabilidad.
4.
Enfócate en los resultados, no en el proceso.
5.
Delega a través del diálogo.
6.
Establece tiempos límite basados en la responsabilidad.
7. Establece fechas
para revisión.
8. Dar
retroalimentación positiva, correctiva y constructiva.
9. Proporcionar los recursos necesarios.
10. Ofrecer orientación
y asesoramiento sin interferir.
11. Establece los
parámetros, condiciones y términos antes de delegar.
12. Proporcionar respaldo y apoyo
cuando sea necesario
13. Dale todo el
crédito y reconocimiento a la persona que complete el trabajo.
CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN DELEGADOR
ü Ofrece instrucciones claras, así como fechas
ü Estructura la tarea pero con cierta independencia
ü Escoge con cuidado los equipos balanceando las
destrezas y actitudes de sus miembros
ü Se comunica con frecuencia y monitorea de acuerdo al
nivel necesario
ü No delega el trabajo gerencial que le corresponde
ü Fomenta
la creatividad y la iniciativa
BENEFICIOS
DE LA DELEGACIÓN DE FUNCIONES
La
Delegación facilitara a la Gerencia:
ü Disponer de más tiempo; sí delega
eficientemente.
ü Facilita la
comunicación organizacional.
ü Más dedicación a otras actividades
gerenciales; ya que uno de los problemas de los gerentes es querer hacer todo y
mantener bajo control hasta lo menos importante.
ü Trabajar más relajado para tomar decisiones;
siempre que la delegación de funciones sean oportunamente.
La
Delegación permitirá a los subordinados:
ü Estar Motivados, ya que debe ser una
habilidad del gerente y debe estar presente en todo proceso de delegación para
incentivar la colaboración, y dedicación a las actividades encomendadas,
constituyéndose en un reto con responsabilidad.
ü Emprender nuevos retos y permanecer atento en
contribución afianzar y fortalecer los procesos operativos.
ü
Desarrolla
la capacidad de los trabajadores para tomar decisiones y asumir
responsabilidades.
